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離れてわかるExchange Serverの良さ。Outlookだけでどこまで実現可能か考える。

今日はExhcange Serverと新しいOfficeについて。

最近は新しいOfficeとは言わないのかな。ここで言うOfficeはOffice 2013とOffice 2016が対象となります。

 

2016年色々と仕事をしている中で一番印象に残ったのが、Exchangeって管理は大変だけど利用者には色々と便利なことが多いなと思ったことでしょうか。

 

あるプロジェクトでExchange Serverから別のグループウェアに移行する案件に関わりました。メールクライアントはOutlookです。移行案件だけにExchangeから離れるわけですが、離れてわかるExchangeの良さ。

正直Exchangeは管理が大変なだけであまり使い勝手は良くないくらい食わず嫌いでしたが;

 

まずは要件から

1.複数の端末で特定のユーザーのメールを受信する

  同じユーザーで複数のデバイスを利用するが同様の環境を持てる

2.複数の端末で複数のユーザーのスケジュールを共有する

  他ユーザにも投入が可能。

3.全社員で共通の連絡先利用する

  部署レベルで分類し探しやすくかつ間違いづらい

 

Exchange Serverだとこれらを実現できていたんですね。

・どの端末にセットアップしてもサーバーにデータがあるため同じ環境を実現できる。

(受信メール、送信メール、未読、既読、フラグなどなど)

・スケジュールデータもメール同様にサーバー上に保存されているためいつでも

 どこでも(通信さえできれば)どの端末でも同じものが参照できる

・メンバー(グループ)間のスケジュールの共有や会議招集が手軽にできる

・ADと連携しグローバルアドレス帳で連絡先管理ができる

 グローバルアドレス帳や適切な権限が設定されていれば。。

 

具体的に言うとAさんがデスクトップPCと移動時用のノートPCを使っているとする。

先ほどまでデスクトップで利用していたOutlookを閉じて移動先でノートPCでOutlookを開くとExchangeで利用していたメールボックスは先ほどデスクトップPCで既読にしたものも既読のまま確認することができる。これってとても便利ですよね。

実はGmailとかOutlook.COMなどWebメールでは実現していたことなのですが今までPOP3メインでメールを使っていた人からするととてもありがたい機能だと思います。

(このあたり結構今さら感ありますね;)

 

Exchange Serverはメールボックスサーバに個人のメールデータを持っているためどの端末から同じアカウントでアクセスすれば同じものが見られます。

これで何が便利かというと、たとえばPCが壊れてしまって初期化しました。そこでメールクライアントのOutlookにExchangeのメールアカウントを設定するだけで同じメール環境を復元できます。(実際にはまたサーバから取得しただけ)

 

 

では、Exchangeで実現できた便利な機能は個人的に利用しているOutlookでも実現できるのでしょうか。

 

1.はPOPを利用していると実現しづらい。

サーバーにコピーを置く設定をしていればどの端末でも受信はできるが既読、未読の管理がしづらく、設定方法を間違えると重複する危険性すらあります。

 

ただ、Outlook.comやOffice 365でExchange Onlineを使っている場合はExchangeと同じような使い方ができます。クラウド上に保存領域がのあるサービスを利用することでExhcangeと同じくサーバ上にメールデータを置いているのは同じ、いつでも、どこでもどの端末(アプリ)でも同様のメールを参照できます。

 

Microsoft Exchange Online – ビジネス向け電子メール サービス

 

2.は通常Outlookだけで他ユーザーとスケジュールを共有しようと思うと、相手に対してメールスケジュールデータを送信してそれを追記させる共有だけ。

そのためスケジュールの追記とある程度の編集はできるがスケジュールの編集、削除については注意が必要。AさんからBさんに追記はできるが、BさんがAさんに共有ではなくBさんが直接編集登録したものをAさんは知らないなんてことが起こりえます。

 

ただ、この課題はOffice 365やExhcange OnlineがあるとExhcangeと同様にデータがサーバ上にあることでスケジュールの共有が可能となります。

POPの場合はOutlookのpstファイルにメールやスケジュールなど全部のデータを持っていてローカルに置いてあるから端末間は苦手ですが、そのようなデータの置き場がクラウドにあるかで連携できるかできないかということのようです。

(Office 365 でもsolo はお互いにライセンスを持ってないとダメなようです;複数ユーザの連携は基本企業用またはPremiumか(厳密にどうかまでは確認してませんが))

 

Office 365 の予定表を共有または公開する - Office のサポート

 

3.ExchangeはADと連携をしているためOutlook単体ではグローバルアドレス帳を利用できません。そのためもし同様のアドレス帳を利用しようと思うと

CSVでエクスポートして撒くくらいしかないのではないかと思います。(ここではLDAPでADから取得してどうのまでは考えません)

 

Outlookってただのメーラーだよねって思いがちなのですが、実はメールだけでなく、スケジュール、タスク、連絡先などと自分の行動の管理だけでなく相手も含めた連携ができるので便利です。個人だけで利用するならOutlookでメールのやり取りをすればよいですが、、

もし、Officeの利用上、不特定多数の方と色々なやり取りをしたいならExchangeやOffice 365、Exchange Onlineを利用することで、いつでも、どこでも、どの端末でも同じデータを参照して作業、業務を継続することが実現できますので一度試してみるとよいかもしれません。

 

Exchangeを建てようと思うと敷居が高いのでクラウド利用できるならまずはOffice 365やExchange Onlineを利用するとあまりコストをかけずとも同じ事が実現できるので仕事のやり方を大きく変えることができるかもしれません。

 

2017年はこのあたりもう少し深ぼって何が最適か考えて投稿できたらと思います。

クラウドを利用するということはそれなりの制約があったり共有するということはセキュリティ的にどうだとか考えると色々と出てきますので。

ただ、私の投稿って基本企業向けというよりはコンシューマ向けを意識しているのでそのあたりの分け方が難しいなとは感じています。実際、BYODで仕事に家庭にの考え方で大切なのはどこで線を引くか、な気がしてます。。。理想はその垣根も取っ払いたいところではありますが。。。

 

最近ITのネタから離れていて2016年ももう終わりですが、2017年新たな気持ちで取り組んで行こうと思いますので今後ともよろしくお願い致します。

 

このライセンスは共有するユーザ同士で持っていないとダメそうです。

 そう考えるとOffice 365 ProPlusとかのほうが重宝するよなあ。。。