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文書作成の工数削減のためにアウトラインを定義しよう。Wordで便利な機能を活用する。

office

今回もWordで。

アウトラインを上手く使うと工数削減に良いかも。

 

見出しに番号を振る時に途中で編集すると番号を直したりなかなか面倒なことになります。ここでアウトラインを定義して見出しを使うと番号も自動で、構成も簡単になります。

 

 

実際に試してみました。

こんな文書を書いてみます。 

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まずは段落にあるアウトラインの右にある▼をクリックしてから「新しいアウトラインの定義」をクリックします。

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「新しいアウトラインの定義」が開いたらオプションをクリックします。

これクリックしないと細かい設定ができないのです;

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画面が少し大きくなって設定ができるようになりました。

レベル1で設定を変えたところはオレンジで囲った見出し1の割り当てのみ。

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次にレベル2、こちらも設定を変えたのは囲った見出し2の割り当てと細かいですが番号書式に . (ドット)を追加しただけ。

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アウトラインの定義が完了したら文書に見出しを付けていきます。

見出しをつけた行にカーソルを合わせて「スタイル」の「見出し1」を

クリックします。

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次に「テーマ」など各行を選択し「見出し2」をクリックします。

これでだいぶ見栄えが良くなってきました。

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アウトラインで定義すると行をつかした時でも見出しを付ければ番号が自動で番号が反映されます。改行してから見出し2をクリックして1-2が自動で追加されました。

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アウトラインと合わせて使いたいのが「ナビゲーションウィンドウ」。

これを表示しておくと見出しが表示されます。

これはなしでWordは語れません(言い過ぎ?)

「表示」タブの「ナビゲーションウィンドウ」チェックボックスをオンにするだけ。

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 このナビゲーションウィンドウがすごいのはドラックアンドドロップで見出しの入れ替えができるところ。試しに1.フォントと2.段落を入れ替えてみました。

これで構成編集もばっちり。

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アウトラインでもう一つだけ便利なところは

細かいですがこの .(ドット)です。

番号を振ったときにこんな感じで .をつかしたいことないですか?

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これ、アウトラインの定義で簡単に設定できます。

試しに .を ... に変更してみると

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自動反映されました。これで全角ドットが混ざってる;なんてことも回避できるかもしれません。

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他にも応用すると便利な使い方できますが今日はこのあたりで。

 

以上、今回はアウトライン&ナビゲーションウィンドについてまとめました。