Wordで効率よく文書を作成するために知っておくべき5つのこと。書く前に構成を考えて見出しで構造化することが大切です。

最近文書作成や手順書作成をする機会がありました。

規模が大きいものになると複数人数でやり取りすることも多く気づきが多かった。

そのあたりをまとめておこうかと。

 

正直Word 2003以前とWord 2010、2013、2016でこれを使えばという機能が変わっていると思いますが今回はWord 2010や2013で基本的な機能に焦点を当てます。

画像は都合で2016です;

 

共同作業するなら覚えておこうWordの基本的な機能5選

  1. 見出し
  2. 段落番号
  3. インデント
  4. 書式の編集
  5. 画像の扱い

 

1.スタイル(見出し)

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機能名で書くとスタイルなのですが何が「見出し」を活用するのが大事です。

見出しがあることで文書を構造的に分けることができます。

見出し書いてから本文を書くという流れ。

見出しには見出し1、見出し2と階層が作れますから文書で階層を決めてから書いていくことがポイントかと。

また、見出しや次に書く段落番号を使う事で目次を自動作成できるので大きな工数削減になること間違いなし。

構成を変えるときも「ナビゲーションウィンド」でドラックアンドドロップしたらまとまりで動かすことができますので(ああ、機能一つ増えた。。)

 

つまりは書く前に構成を考えて見出しで構造化することが大切です。

 

2.段落番号 

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左から箇条書き、段落番号、アウトライン。

この中で一番使うのは真ん中の段落番号かと。

自動的に番号を振ってくれます。この自動採番、構成が変わった時や新しく項目を追加した時に力を発揮します。追加したら全部の番号を直す、考えただけで嫌になります。

恐らくこの機能が自動で発動してキーっとなる方が多いと思いますが手の内に入れられれば工数削減の強力な武器となります。

 

3.インデント 

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読みやすい文章を書く上で、体裁を整えるうえで大切な機能です。

フォントの違いなどでずれてしまう縦のラインを合わせるのに最適です。

これを使えばスペースで体裁を整える工数も削減できます。

スペースでぶら下がりインデントとか表現している人いませんか?大変な工数ですよ;

 

4.書式の編集

これは基本中の基本です。

文字を赤字や太字にして目立たせたりと一回は使ったことがあるのでは?

経費削減でモノクロプリントでしか印刷できない場合にいかに目立たせるかなどルールを決めてもよいかも。えっ?今どき印刷なんてさせないって?

それならそれにあわせてこういう時はこう表現するって決めておけばよいのです。

余り決めすぎるとオリジナリティがなくなるというご意見もあるとは思いますがビジネス文書や手順書などは基本フォーマットが定められているものです。

定められていることを理解するために知っておく必要があるという事。

知らなかったら文書を壊す→直す、つまりは工数増となります。

 

5.画像の扱い 

画像は文字の1部です。というと意味わかりませんので言い換えると、

画像はフォントの大きな1文字です。これでイメージできるでしょうか。

実際に使ってみると画像をいじると文章が飛んだりうまいところに収まらなかったりキーっとなっている方も多いかと。

画像を制する者はなんちゃら。。までは行きませんがWordでどう考えたらよいかは理解解しておくときれいな文書が作れると思います。

って書いている自分がこの上の行間を合わせていないという矛盾。。。

(まずはこのエディタ理解しないとな。。。)

 

 

以上、人それぞれポイントは違うと思いますがこの5点を上げたいと思います。

この投稿では各項目の詳しい使い方や仕様は書いていません。

自分で調べて実際に使ってみるのが一番覚えますので理解できていない機能はぜひ試していただければと思います。

 

余談ですが今回は罫線についてはあえて触れていません。

罫線使うものって基本Excelのお仕事なのかなと思っているので。というよりはWordって表を読んでもらうというよりは視覚的なグラフを貼りつける程度で良いのではと考えるところはあります。(根拠としてはいるのかなあ。。。まあ実際の現場ではそんな切り分けできないのですが。。。)

視覚的という意味ではPower Pointも同じでしょうか。

マトリックスを表でイメージしたいという事はあると思いますがそれくらいの表であれば難しいことではないので。

ただ、罫線にもお作法があるようなので最後につけるリンクを参照にしていただけると理解はできるかと。

 

個人的には情報系の企業の新卒であればWordの研修必須でやっても価値あるのではと感じています。知っていると知らないとでは文書の精度も変わるし工数も大幅に短縮できること間違いなし(言い過ぎか?w)

ExcelもPower Pointも重要ですけど。。。

 

実際に文書作成のルールやWordの機能を事前にメンバー全員が理解していれば大きな工数削減につながるのではないかと感じています。

とにかくWordは書く前にどのプリンタで出力するのかなども含め何を書くかを明確(イメージ)にして、ルールを決めて書いていくことが大切です。

 

念のため、ルールという点ではフォントの種類(メイリオ、ゴシック、明朝とか)を文書全体で合わせるとか基本的なフォントサイズを合わせるとかフッターにページ番号入れるとかありますが今回は機能のお話なので省略してます。これも良い文書を書く上では重要な事ですが。

 

詳しい本がなくともこのサイトを見るとある程度のイメージが湧きますのでお勧めです。何気にこのサイトを読んでもらって理解していればそれなりに使えると思います。

Wordはなぜ思い通りにならないのか? | マイナビニュース

このサイト、たくさんアクセスあるんだろうな。。

 

実を言うとWordの理解の重要性今更ながら気づき、これはもう少し学ぶ必要があるなと本を買って読んでいます。

この本はそこらにある入門書と違って刺さる点も多いです。お勧めです。

 

最後に、もうひとつ余談。

文書の書き方語っているけど、文書の書き方という点ではこのブログ、良い仕上がりではありません。基本、余計な情報を書かないというのが文書の基本ですから;

文書は相手にシンプルかつ端的に相手に伝えられるものというのが鉄則です。

ここ見ると()の頭の中のお話とか補足、余談とか、まあ色々と、余計な情報の多いこと。。。

ただ、これがブログの良いところでもあり悪いところでもあるのかもしれません。

気軽に書けるから続けられるというところもあります。

あまり堅苦しくなってはと考えての構成ですのでそのあたりは悪しからず。

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