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文書についてまとめ

会社で何らかの規格を取得する際には、その規格法律(ガイドライン)にあった多数の文書を準備しておかないといけません。当然基準を満たせない場合は取得できない訳ですからないものについては作成しないといけません。それは文書にその会社の考え方や判断基準、ルールが記載されているからです。

 

文書とは会社の指示、命令が記載されている(マニュアル、規則)

記録とは会社が事業を行った際の証跡となるもの(報告書等)

様式とはフォーマット(情報管理票等)

 

例えば業務マニュアル。これは文書です。これは会社で行う業務(ルール)について定めています。なので必ず承認があり識別が必要になります。いわゆる文書の2大要素なのですが、ようは改訂があればその都度いつ更新されたのかという承認が必要でバージョンを識別できる番号等が必要になる訳です。

 

マニュアルには様々な規定があり詳細な手順がある。その手順によって記録が作られる

文書があり記録があり、様式がある

 

規格を取得すると言う事は会社の体制はもちろんの事、規格にそった文書が必要になるのでガイドラインなどで一つ一つ詳細に精査していく必要がありますね。