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企業における文書とはなんぞや

今日は企業の中でも重要な意味を締める文書の基本について。この辺はなんちゃらマネジメントシステムなどのなかでも大きな意味を持つところ(間違えていると痛い目を見る事も)なのですが忘れないうちに書いておこうと思います。

本来、会社の活動はすべて何らかの文書で行われています。企業では情報の伝達や意思の確認を一般に口頭ではなく文書で行うというか文書に基づいて活動するというのが基本となっています。

いやいや文書を作るだけが仕事じゃないよという方もいるかもしれません。そうではなくて企業の行動には必ず何らかの規定やらマニュアルと行った「文書」があるのです。文書がなくても動いている事あるよっておっしゃる方もいるかもしれません。この辺は日本特有な感覚なようです。日本人は利口なので?文書を作成せずとも自分で仕事を作る事ができてしまう。言い方を変えると真面目なのでちょっと口頭でよろしくって言われた事を素直に聞いてそれが定着していつの間にか仕事っぽくなってる、でも実は自分の仕事ではないなんて事があります。そのため仕事が一人歩きをする場面を目にする事があります。仕事が文書に紐づくのではなく人に紐づいてしまうのである担当者だけが知っていてその担当者がいなくなればその仕事について分かる人がいなくなるといった事がよくよく起こるようです。

では文書とはいったい何ぞや。

文書とは情報またはそれを保持する媒体と記載されています。

ここでいう情報というのは意味のあるデータの事です。文書には必ず制定日、改訂日、識別、そして承認が必要です。具体的にいうと従業員規定のような○○規定とか○○マニュアルといったものですね。


こういった文書は本来であれば定期的に見直しがありますので見直した際に次のバージョンとして識別して改訂日を付け承認されるといった手順で改訂がされます。
この辺は文書管理につながってくるのですが今日は詳しいところは省きます。


次に記録というものがあります。「記録」とは企業の活動の証拠となる文書です。記録についてはまた次の機会にまとめていきたいと思います。

こういった知識は、実際に現場ではテンプレート通りに利用しているので深く考えた事がなかったのでなるほどと思うところもありますね。

まだまだ勉強中なので間違った解釈をしている可能性もありますので変なところがあればご指摘いただけるとありがたいです。